Hvor mange frivillige skal en byfest bruge?

Annonce – sponsoreret indhold.

Antallet af frivillige til byfest afhænger af antal poster, åbningstider og vagtlængde, ikke af byens størrelse. Derfor findes der ikke ét rigtigt tal. Til gengæld kan du regne dig frem til et realistisk estimat: Tæl hver post og dens åbningstid, fastlæg hvor mange hænder posten kræver, del dagen op i vagter, og læg en buffer ovenpå til pauser og afbud. Her er metoden trin for trin.

Frivillige til byfest: Start med vagter, ikke med personer

Mange komiteer starter med at spørge, hvor mange mennesker de skal have fat i. Det er det forkerte udgangspunkt, for en frivillig er ikke en fast størrelse. En person, der tager en vagt på tre timer, bidrager med noget helt andet end en, der står fra opbygning til lukketid. Regn derfor i vagter og personer pr. vagt, og lad antallet af personer være resultatet til sidst.

Der er også to forbehold. For det første er byfestens spidsbelastning sjældent jævnt fordelt. Lørdag aften kræver typisk flere end fredag eftermiddag, og det hele skal bygges op og tages ned af folk, som ikke nødvendigvis har andre opgaver under festen. For det andet er bemandingskravet ikke kun jeres eget valg. Kommunen og politiet kan stille krav i forbindelse med tilladelser, fx til afspærring, vagter eller brandsikkerhed. Spørg dem tidligt, om der er krav til godkendte ordensvagter eller brandvagter, så de poster ikke ender på frivilliglisten ved en fejl.

Sådan opdeler du byfesten i opgaver og tidsrum

Start med at skrive alle opgaver op, også de kedelige. Det er sjældent boderne, der vælter planen, men de opgaver, ingen tænkte på. Del dem i fire tidsrum:

• Før festen: opstilling af telte, scene, borde og skiltning, strøm, vand og affaldsstationer.
• Under festen: boder, bar, børneaktiviteter, scenehold, parkering, information, oprydning undervejs og toiletter.
• Støttefunktioner: frivilligmad og -drikke, runnere, der henter varer og afløser, førstehjælp og en kontaktperson, der kan træffe beslutninger.
• Efter festen: nedtagning, rengøring, tilbagelevering af lånt udstyr og optælling.

Giv hver gruppe en ansvarlig, så koordineringen ikke samles hos formanden. Når opgaver og ansvarlige er på plads, skal vagterne ind ét sted. Regneark og skriftlige lister virker i det små, men de bliver hurtigt uoverskuelige, når flere afdelingsledere ændrer i dem samtidig. Et digitalt værktøj til vagtplan til byfest giver et fælles overblik over, hvem der står hvor, og hvilke vagter der stadig er åbne. Det betyder, at I kan se mangler, mens der stadig er tid til at gøre noget ved dem.

Hvordan regner du bagud fra åbningstider og antal boder?

Brug denne fremgangsmåde for hver enkelt post:

1. Åbningstid: hvor mange timer er posten åben?
2. Minimumsbemanding: hvor mange personer kræver posten ad gangen for at fungere sikkert og fornuftigt?
3. Vagtlængde: hvor lange vagter vil I bede om? Korte vagter er lettere at sige ja til, men giver flere skift.
4. Antal vagter: åbningstid divideret med vagtlængde, rundet op.
5. Pladser i alt: antal vagter gange minimumsbemanding.

Et eksempel til illustration: En pølsevogn holder åben i otte timer og kræver tre personer ad gangen. Med vagter på fire timer giver det to vagter og dermed seks pladser. Et ølbod, der er åbent i ti timer med fire personer ad gangen og vagter på fem timer, kræver otte pladser. Tallene er opfundne, men fremgangsmåden er den samme, uanset hvor mange boder I har.

Læg derefter alle poster sammen. Husk at samme person kan tage flere vagter, så antallet af pladser er ikke lig med antallet af personer. Mange fylder to vagter ud på en dag, men færre kan holde til tre. Regn derfor realistisk med, at de fleste tager en eller to vagter, og læg en buffer til afløsning ved pauser og afbud. Bufferen afhænger af jeres erfaringer fra tidligere år og af, hvor mange der typisk melder fra i sidste øjeblik.

Hvilke tegn afslører, at I er underbemandet?

Tallene på papiret kan se fine ud, mens virkeligheden halter. Hold øje med disse signaler:

• Huller i vagtplanen: især omkring spisetid og sent på aftenen, hvor frivillige har sværest ved at melde sig.
• De samme navne går igen: hvis få personer står på flere vagter i træk, er I tæt på udbrændthed, også selvom planen er fyldt.
• Ingen pauser: hvis ingen kan afløses til toiletbesøg eller mad, mangler I afløsere.
• Afdelingsledere løser opgaver selv: så er der ingen, der overvåger helheden.
• Sene afbud uden erstatning: mangler I en reserveliste, er systemet for tyndt.

Underbemanding rammer sjældent alle poster ligeligt. Den viser sig først dér, hvor opgaven er mest ubehagelig, fx oprydning, natvagter eller nedtagning. Tjek derfor planen for de upopulære tidsrum, ikke kun for det samlede antal.

Sådan justerer du bemandingen frem mod dagen

En vagtplan er ikke færdig, når den er sendt ud. Brug ugerne op til festen på at justere:

• Tre til fire uger før: tjek, hvilke vagter der er åbne, og kontakt de grupper, der mangler flest.
• En til to uger før: bed frivillige bekræfte deres vagter, så afbud kommer, mens I stadig kan finde erstatning.
• Dagene før: ring til dem, der ikke har bekræftet, og aktivér reservelisten.
• Under festen: følg fremmødet. Hvis en post mangler folk, skal én kunne flytte en frivillig fra en rolig post.

Målrettede beskeder gør forskellen. En SMS til alle uden vagt endnu kan fylde huller, uden at de, der allerede har meldt sig, får unødig støj. Giv også frivillige mulighed for selv at byde ind på åbne vagter, så arbejdet ikke ender som en lang række enkeltstående telefonopkald for formanden.

Hvorfor forebygger en struktureret vagtplan sidste-øjebliks-kaos?

Kaos opstår sjældent af for få frivillige, men af manglende overblik. Når ingen kan se, hvilke vagter der er fyldt, og hvem der har meldt afbud, opdager man først hullerne, når en bod står tom. En struktureret plan flytter beslutningerne fra festdagen til ugerne før, hvor der stadig er tid til at rekruttere, flytte rundt og sige nej til aktiviteter, der ikke kan bemandes.

Planen kan desuden bruges igen. Gem opgaver, vagttyper og afdelinger, og husk, hvad der virkede. Næste års komité starter så med en kopi af sidste års plan og retter kun det, der er ændret, i stedet for at gætte på ny. For frivillige, der passer et almindeligt job ved siden af, er det den største lettelse: færre aftener med telefonlister og flere med faktisk arrangeret fest.